Los mejores consejos para organizar su correo electrónico [7 mejores consejos]

Aunque en los últimos años hemos recibido muchas formas nuevas de comunicarnos a través de chat, imágenes y video, el correo electrónico sigue siendo fuerte. El correo electrónico sigue siendo el medio de comunicación de acceso para la mayoría de las personas en línea. En particular en los negocios y para los profesionales.

Es fácil que la bandeja de entrada del correo se convierta en un desastre de consultas de trabajo, invitaciones y boletines aleatorios. Sin tener bien organizada la bandeja de entrada de su correo electrónico, responder y examinar los correos electrónicos fácilmente se convierte en una tarea difícil y que requiere mucho tiempo.

Al mismo tiempo, el correo electrónico es el mejor y más importante canal de comunicación para muchas personas porque todo está en un solo lugar, está quieto y es fácil de buscar.

¡Los mejores consejos para resolver el caos de tu correo electrónico!

1. Borrar la bandeja de entrada

El error más común que cometemos en nuestros programas de correo electrónico es que dejamos exactamente todos los correos electrónicos en la bandeja de entrada. No es así como se diseñan los programas de correo electrónico y no es una forma muy efectiva de administrar el correo electrónico.

En todos los programas de correo electrónico, hay un botón para ‘Listo’: seleccionar o archivar correos electrónicos. Esto significa que los correos electrónicos todavía están allí pero ya no están en la bandeja de entrada. Entonces no ha eliminado nada, solo lo movió al archivo.

Haz un esfuerzo y limpia TODA tu bandeja de entrada. Si tiene muchos correos electrónicos no administrados en su bandeja de entrada, esto llevará mucho tiempo, lo sé. Pero valdrá la pena, créeme. Intente marcar tantos correos electrónicos como pueda y presione ‘Listo’ o ‘Archivar’. Reserve un momento para esto, prepare una taza de té o café, presente algo bueno, tenga música tranquila. Véalo como un proyecto.

Solo deja en la bandeja de entrada los correos que no hayas contestado o que quieras leer.

¡Propina! Por lo general, esto es mucho más fácil de hacer en la computadora en comparación con si intenta hacerlo a través del dispositivo móvil.

2. Empieza a usar la bandeja de entrada correctamente

Ahora que ya no tiene años de historial de correo electrónico en su bandeja de entrada, es hora de comenzar a usar su bandeja de entrada como debe ser, es decir, como una bandeja de entrada. No es un lugar donde deba permanecer el correo, sino un lugar solo para el correo entrante. Al igual que con su buzón de correo físico, debe clasificar todo lo que contiene cuando lo abre y asegurarse de que el buzón esté vacío de correo nuevo.

• Primero, marca todo lo que sea basura o sin importancia. Marcar como spam y/o eliminar inmediatamente.
• Marque lo que lee pero no tiene que responder: archivo.
• Lo que puede responder rápidamente (1-3 min): responda inmediatamente, luego archive.
• Lo que necesita más tiempo para responder: déjelo en la bandeja de entrada y planee un recordatorio para cuándo responderlo. O snooze / shoot up – ver punto 5
• Boletín que no desea: abrir, desplazarse hasta la parte inferior, haga clic en el enlace para ‘darse de baja’

Bandeja de entrada cero

Inbox zero es un método de gestión de correo electrónico donde el objetivo es que tu bandeja de entrada esté siempre vacía. El enfoque es sobre lo que señalé anteriormente.

Siempre me esfuerzo por llegar a cero en la bandeja de entrada, pero desafortunadamente, rara vez es una realidad para mí. ¡Pero la ambición es al menos un paso en la dirección correcta! Tener solo cosas relevantes en la bandeja de entrada lo hace mucho más claro y cuando logro vaciarla por completo, siento una gran satisfacción y alivio.

Buscar correos electrónicos antiguos

A menudo guardamos correos electrónicos antiguos en la bandeja de entrada para que podamos encontrarlos fácilmente. Una forma más inteligente y eficiente es usar la función de búsqueda y encontrar entre sus correos electrónicos archivados. Gmail tiene una gran función de búsqueda. Si tiene correos electrónicos importantes que necesita guardar (con instrucciones o similar), cree una carpeta y arrastre los correos electrónicos allí.

4. Grupo en bandeja de entrada (gmail)

Para Gmail, hay una excelente función en la que puede recopilar correo en su bandeja de entrada por categoría. Por ejemplo. campañas, redes sociales y viajes. Esto significa que todos los boletines y cartas publicitarias terminan en una lista separada y no ocupan mucho espacio en la bandeja de entrada. Todos los días, es fácil abrir la lista, mirarla rápidamente y ver si hay algo de valor, ¡luego archivar toda la pila con un solo clic!

5. Posponer, marcar o posponer el correo electrónico

Gmail también tiene una función en la que puede posponer o posponer un correo electrónico. Esto significa que el correo electrónico se elimina de la bandeja de entrada y se devuelve en un momento posterior de su elección. Toque el símbolo del reloj junto al correo electrónico que desea posponer.

Esta puede ser una buena manera de vaciar la bandeja de entrada, pero tenga en cuenta que el correo electrónico regresará eventualmente, por lo que aún es algo que debe usar con precaución para no posponer sus problemas para el futuro. Pero creo que esta función es perfecta para correos electrónicos que no son críticos y que sé que tendré más tiempo para responder la próxima semana o solo en unos días.

6. Revisa la configuración de tu correo electrónico en las redes sociales

Por lo general, no hay absolutamente ninguna razón para que Facebook, Twitter o Instagram te envíen un correo electrónico. Son solo cosas innecesarias las que llenan tu bandeja de entrada. Entonces, si se siente ‘enviado spam’ por varias redes sociales u otros sitios, tómese unos minutos y vaya a la configuración en las diversas redes sociales y desactive todas las notificaciones de correo electrónico. Por lo general, se encuentra en la configuración de avisos, correos electrónicos o notificaciones.

7. Recibe un correo electrónico feo

Si usted, como yo, tiene una tendencia a registrarse en varias aplicaciones, juegos y sitios en lotes y minutos, puede ser bueno tener un ‘correo no deseado’ para usar que no sea su correo electrónico de trabajo / correo electrónico real (donde las personas envían correos electrónicos).

Luego, puede dejar que su correo electrónico no deseado caduque de cualquier manera si lo desea, mientras mantiene la condición en la bandeja de entrada de su correo electrónico real bien organizada y ordenada.