En este post, hemos tratado de recopilar los aspectos más importantes de Business Intelligence que necesitas saber. Esta es una guía completa que le brinda a los que quieren saber qué es Business Intelligence, cuáles son los beneficios y qué herramientas están disponibles.
Mi esperanza es que después de leer esta guía conozca los conceptos básicos y comprenda cómo podría utilizar Business Intelligence para hacer que su negocio sea más eficiente o competitivo.
Nuestra definición de Business Intelligence
Tabla de contenidos
- Nuestra definición de Business Intelligence
- ¿Quién se beneficia de Business Intelligence?
- Inteligencia de negocios y apoyo a la toma de decisiones
- Una verdadera herramienta de Business Intelligence puede a nivel general:
- El beneficio de la Inteligencia de Negocios
- Business Intelligence no son informes!
- Cómo triunfar con Business Intelligence
- Paso 1: presente Business Intelligence y garantice el consenso
- Paso 2: seleccione una herramienta de Business Intelligence
- Paso 3: Reúna un equipo de Business Intelligence
- Paso 4: Implementación: poner en marcha el sistema
- Paso 5 – Formación y difusión del uso
Business Intelligence (BI), es un proceso, una colección de métodos y herramientas para
- Recolectar datos
- estructurarlo
- Analízalo, y
- Finalmente, transforme los datos sin procesar en conocimientos sobre los que la empresa puede actuar o tomar decisiones.
¿Quién se beneficia de Business Intelligence?
Independientemente de si usted es el director general, director financiero, propietario, miembro del equipo de gestión o similar, un sistema de inteligencia empresarial se puede utilizar para proporcionar una base para decisiones inteligentes y basadas en datos.
Muchas empresas crean continuamente cantidades de información que se almacenan en el sistema empresarial, varios sistemas periféricos y/o en Excel.
Ponte a prueba a ti mismo y a tu negocio:
- ¿Puede encontrar todos los diferentes sistemas de los que depende su empresa y que guarden información sobre productos, clientes, transacciones, eventos, horas trabajadas, etc.?
- ¿Estás seguro de que tú y todas las personas de la empresa en cada momento tienen acceso a la información adecuada y de fácil acceso para poder tomar mejores decisiones?
El objetivo del soporte de decisiones es convertir toda la información pasiva almacenada en los sistemas comerciales en datos activos que se utilizan diariamente como base para respaldar y mejorar toda la organización.
Recuerde: los datos no utilizados no aportan ningún valor.
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Inteligencia de negocios y apoyo a la toma de decisiones
Puede usar Business Intelligence para esto
Se trata de todo, desde:
- un seguimiento más sencillo de los ingresos y gastos, para
- análisis más profundos de los datos para encontrar patrones desconocidos o para comprender y predecir mejor los comportamientos futuros de los clientes.
Las empresas a menudo tienen muchos datos, pero carecen del tiempo o la capacidad para utilizarlos todos los días.
La forma habitual de trabajar es que el sistema empresarial tenga algunos informes incorporados, o que las personas de la organización hagan varios extractos en Excel que luego procesen de diferentes maneras.
Una verdadera herramienta de Business Intelligence puede a nivel general:
- Automatice estos extractos y el procesamiento posterior de los datos. Aquí puede ahorrar mucho tiempo, dinero y frustración si hoy actualiza manualmente los archivos de Excel con datos (diarios, semanales, mensuales)
- Recupere datos de múltiples sistemas y júntelos en una vista unificada. Los informes del sistema comercial pueden ser buenos, pero a menudo contienen solo datos del sistema comercial y ningún otro sistema.
- Elimine una gran cantidad de pasos manuales que se realizan hoy en día para manejar datos entre diferentes sistemas, y hágalo para que TODOS en la empresa SIEMPRE tengan la información actualizada más reciente.
Volvemos a diferentes tipos de análisis y conceptos un poco más abajo.
Los datos deben prevalecer sobre el salario/rol cuando se toman decisiones
Existe una expresión llamada “Opinión de la persona mejor pagada” (HiPPO) y esta puede ser una trampa muy costosa en la que puede caer una empresa.
Ser una organización basada en datos se trata en gran medida de basar sus decisiones en datos (hechos), en lugar de que diferentes opiniones tengan que oponerse entre sí.
Mediante el uso de una herramienta de Business Intelligence, los datos (internos o externos) se pueden utilizar como base para una decisión.
El beneficio de la Inteligencia de Negocios
Al resaltar y utilizar todos los datos que se guardan, crea las condiciones para:
- encontrar fortalezas/debilidades,
- más rápida y mejor capacidad de toma de decisiones,
- mejorar los procesos internos,
- aumentar la eficiencia operativa e identificar cuellos de botella
- encuentre fácilmente dónde puede ahorrar tiempo u otros tipos de ahorro de costos
Gran parte de Business Intelligence, como notará, se trata de no tener que manejar los datos manualmente y rehacer el mismo procesamiento a intervalos regulares.
Si hay un sistema donde los datos se recuperan automáticamente y se muestra la información correcta (análisis, gráficos, tablas) al destinatario, se libera tiempo dentro de la organización que se puede utilizar para mejoras.
Business Intelligence no son informes!
Los informes son información estática y cosas que normalmente consulta a diario, semanalmente o mensualmente.
Es información que se forma exactamente de la misma manera cada vez.
Lo que usted cree que es importante mirar difiere de lo que su colega piensa que es importante, y aquí también radica la desventaja o el problema de los informes regulares.
A diferencia de los informes, las herramientas de Business Intelligence están destinadas a proporcionar una imagen más amplia y dinámica. Una imagen que se adapta a la persona ya la situación.
Para obtener una imagen completa y correcta, debe poder profundizar en los detalles, moverse y ajustarse para que la perspectiva se ajuste al análisis que desea realizar en este momento.
Una buena herramienta Business Intelligent puede hacer esto fácilmente cambiando columnas en tablas, cambiando un gráfico para que se adapte a usted o creando una vista completamente nueva para analizar algo nuevo.
Esto debe ser simple, rápido y no debe requerir que sepa de qué sistema subyacente provienen los datos o cómo se han vinculado a datos de otros sistemas.
¡Lo importante es que puedes adaptar el uso!
Esto es posible si está preparado en el sistema con datos del tipo ‘Nombre del cliente’, ‘Número de pedido’, ‘Importe del pedido’, ‘Número de artículo’, etc. Todos estos deben actualizarse constantemente con los últimos datos y se pueden combinar para que puedan ayudarlo a responder las preguntas que USTED tenga.
Es una respuesta a todos los ‘¿SI?’
Algo que un informe nunca puede hacer que una poderosa herramienta de Business Intelligence puede brindarle directamente en la pantalla es la respuesta a todos los ‘¿Si?’, ‘¿Cómo es que …?’ y ‘¿Por qué?’ que surge en cada paso de su análisis.
Una respuesta a menudo plantea una nueva pregunta y plantea constantemente nuevas demandas en el análisis y las herramientas utilizadas.
Un informe le brinda una descripción general plana, pero nunca le brindará una imagen completa o una comprensión.
Sin poder ir al fondo, ver detalles o responder a todos sus ‘¿por qué?’, ’¿Cuál es la base de esto?’ existe el riesgo de que tome una decisión equivocada o pierda oportunidades.
No todos los tipos de preguntas son igualmente comunes para responder a través de una herramienta de Business Intelligence
Absolutamente más común es usar una herramienta para obtener respuestas a ‘¿Qué pasó?’ y ‘¿Qué está pasando ahora?’
Esta forma de usar los datos se llama Análisis Descriptivo y tiene como objetivo describir los datos recopilados. Ejemplos de este tipo de análisis son:
- ‘¿A cuánto vendimos a este cliente específico?’
- “¿Qué vendedores vendieron qué?”
Con la ayuda de análisis descriptivos, puede estudiar (describir) su mercado o sus procesos internos para encontrar cuellos de botella u oportunidades.
El análisis predictivo tiene como objetivo hacer pronósticos y con la ayuda de datos tratar de predecir lo que sucederá.
Para hacer pronósticos de cómo se verá algo en el futuro, se utilizan los mismos datos históricos que se recopilaron y utilizaron en los análisis descriptivos.
En términos simples, se puede decir que el análisis predictivo es un nivel más avanzado de Business Intelligence y, a menudo, no es donde comienza un negocio.
El siguiente paso se llama análisis prescriptivo y tiene como objetivo utilizar los datos para realizar análisis predictivos y luego sugerir las mejores formas de llegar allí.
Los autos sin conductor de Google que recopilan datos, se forman una idea del mundo que los rodea, pueden comprender hacia dónde se dirige el automóvil (predictivo) y pueden decidir por sí mismos qué hacer a continuación para lograr los mejores resultados: es un prescriptivo típico. análisis.
Por razones obvias, esto es extremadamente difícil o avanzado, y rara vez se aplica dentro de “un negocio normal”.
Cómo triunfar con Business Intelligence
Si no ha trabajado antes con Business Intelligence, aquí hay una descripción de los diferentes pasos que puede seguir para tener una herramienta que funcione bien.
Incluso si ya tiene una herramienta dentro de su empresa, puede usar estos pasos para asegurar o verificar para obtener el máximo valor.
Es importante recordar: el hecho de que haya comprado una herramienta no significa que esté listo o que creará automáticamente muchos beneficios para los colegas de la organización.
He estado con varias empresas que cometieron este error y olvidaron los aspectos importantes que conducen a una herramienta fácil de usar de la que muchos pueden beneficiarse. Estos aspectos incluyen
- No se ha discutido de antemano lo que se quiere lograr.
- No ha habido un plan sobre por dónde empezar, es decir, qué problemas abordar primero (consejo: comience con los que proporcionan el mayor valor, es decir, los que hoy causan más irritación o cuestan más dinero)
- No hubo responsabilidad por la inversión, o esta persona no tuvo el tiempo o la energía para implementar y distribuir una herramienta de Business Intelligence internamente.
- Ha habido una falta de una visión común sobre cómo se deben calcular las cifras clave o qué datos son ‘correctos o verdaderos’. Esto ha provocado que los usuarios no confíen en la información de la herramienta.
Entonces, para evitar un proyecto fallido y facilitar la introducción de Business Intelligence, recomendamos estos pasos.
Paso 1: presente Business Intelligence y garantice el consenso
Comience explicando qué es Business Intelligence a sus colegas y partes interesadas.
Incluya tanto a los usuarios como a los responsables de la toma de decisiones. Debe tener una visión común de lo que es y de que, en su mayoría, no se trata de predecir el futuro con la ayuda de análisis predictivos o prescriptivos.
En este paso, también se trata mucho de discutir qué problemas deben resolverse y, no menos importante, acordar qué KPI (métricas) deben usarse para el seguimiento. No olvide asegurarse de que todos estén de acuerdo en cómo se calculan.
Si no se salta este paso, sabe lo que se quiere lograr y cómo medirlo o darle seguimiento, por lo que luego estará en el camino correcto.
Establecer objetivos, KPI y formular requisitos
Ponerse de acuerdo sobre lo que quiere lograr (a un alto nivel) es formular qué problemas se van a manejar.
Al hacer esto, se caen algunos requisitos generales importantes, al mismo tiempo que crea una imagen de lo que se requiere en el futuro.
Estas pueden ser cosas como:
- ¿Qué fuentes de datos necesitamos usar? (Por ejemplo, sistema comercial, sistema CRM, archivos de Excel, otros sistemas)
- ¿Qué datos necesitamos de estos sistemas? (Por ejemplo, datos de ventas, información de clientes, etc.)
- ¿Quién debe tener acceso a la información? (Por ejemplo, el CEO / LG debe poder ver todo, mientras que los vendedores solo deben poder ver sus propios números)
- ¿Cómo debe presentarse finalmente la información? (Por ejemplo: si es un tablero que muestra nuestros KPI, se necesitan gráficos/diagramas, tablas que muestren detalles) Recuerde que diferentes personas o roles pueden necesitar la información de diferentes maneras.
- ¿Cómo debes medir que estás en el camino correcto? (Por ejemplo: ¿hay diferentes niveles para cada KPI que indique, por ejemplo, rojo/amarillo/verde?)
Al discutir estas cosas, ha establecido el marco y las expectativas para el proyecto.
Después de este paso, también ha obtenido una buena idea de los requisitos que debe colocar en una herramienta de Business Intelligence.
Ahora está en una buena posición para poder formular qué funciones y habilidades debe poseer su herramienta. Si los anota, tiene el borrador de una especificación de requisitos.
Paso 2: seleccione una herramienta de Business Intelligence
Paso 3: Reúna un equipo de Business Intelligence
Paso 4: Implementación: poner en marcha el sistema
A menudo, la implementación de una herramienta de Business Intelligence tiene mucho que ver con la instalación real del software.
Esto a menudo va bastante rápido y es relativamente sencillo.
Lo que lleva tiempo en un proyecto es, en el orden en que deben suceder, que:
- Recuperar los datos deseados de las diversas fuentes de datos a la herramienta
- Procese estos datos y estructúrelos de tal manera que los datos de un sistema puedan vincularse con los datos de otro sistema. Por ejemplo, los datos de ventas del sistema comercial deben estar vinculados a los datos correctos del cliente del sistema CRM.
- Verificación de datos donde los cálculos, montos, etc. son correctos
- Creación de gráficos/tablas, etc. que luego se utilizan para analizar y comprender los datos
No es del todo raro querer poder hacer un seguimiento y analizar muchas cosas diferentes, desde diferentes áreas/funciones en la empresa.
Los vendedores quieren realizar un seguimiento de sus números y comprender sus datos de ventas.
La gente de producción quiere poder ver cómo se desempeñan, qué deberían mejorar, cuáles son las razones más comunes de los problemas, etc., etc.
El CFO quiere seguir los datos financieros a nivel de empresa, nivel de grupo, nivel de proyecto o similar.
Le recomendamos que elija un lugar para comenzar. Comience poco a poco y trabaje hacia el objetivo final.
Al principio, puede ser suficiente poder ver algunas cifras clave y la información más importante.
Una vez que esto esté en su lugar, el destinatario puede comenzar a usar la herramienta Business Intelligence, mientras que aquellos que trabajan en el desarrollo pueden continuar con la siguiente cifra/gráfico/tabla clave.
El ritmo de desarrollo puede ser rápido y, a menudo, también se necesita un ‘ida y vuelta’ entre quienes desarrollan y quienes utilizarán la solución.
No es hasta que realmente ve la información, los datos o hace el análisis que se vuelve obvio qué tablas se necesitan o cómo deberían verse los gráficos.
¡Que el proceso sea iterativo!
Paso 5 – Formación y difusión del uso
Los mejores resultados a menudo se logran cuando la mayor cantidad posible de personas pueden usar el sistema y comprender cómo funciona.
Una forma buena y práctica de llegar allí es organizar algún tipo de capacitación para las personas que pueden beneficiarse de trabajar en el sistema.
Es posible que estas personas no hayan estado involucradas en el proceso desde el paso 1 y necesitan comprender los antecedentes, es decir, el propósito de introducir una herramienta de Business Intelligence.
Las preguntas prácticas sobre cómo iniciar sesión en el sistema a menudo aparecen como un primer umbral.
Entonces es común que no entiendas realmente cómo ha calculado el sistema o cómo interpretar un número, gráfico o tabla.
Esta puede ser la primera vez que a alguien se le presenta una sola imagen, es decir, datos de varios sistemas diferentes que de repente se fusionaron y quedaron disponibles.
Al organizar la capacitación, generalmente es bastante fácil difundir el conocimiento y aumentar la comprensión del propósito del sistema y cómo cada individuo puede beneficiarse de él.
No es nada raro que la herramienta Business Intelligence se convierta en el sistema de negocio más utilizado (especialmente por los directores generales, personas del equipo directivo, jefes de departamento, jefes de proyecto, etc.).
Se percibe como una forma fácil de crear rápidamente una idea de cómo van las cosas y cómo se siente la empresa.
Los sistemas comerciales individuales pueden ser excelentes para trabajar e ingresar información, pero la herramienta Business Intelligence suele ser la única herramienta que puede recuperar datos de todos los sistemas, mostrar cómo funciona y hacer posible un análisis más profundo.